(liberamente tradotto e adattato da : “10 best practices for acing virtual presentations” di Valerie Di Maria
Molti di noi lavorano ormai quasi costantemente in remoto, molti per la prima volta, e le riunioni tramite teleconferenze, webinar e chat video stanno diventando la norma.
Che tu stia parlando con 10 o 1.000 persone, occorre perfezionare i propri contenuti e adattare la loro esposizione specificamente per le presentazioni virtuali. Per aiutarvi, ecco 10 best practice per una comunicazione efficace quando nessuno si trova nella stessa location:
1. Sii sincero. Pensa alla tua presentazione come a una conversazione: è importante che tu sia autentico e trasparente. È estremamente difficile mantenere l’attenzione delle persone se sembra che tu stia leggendo una sceneggiatura o semplicemente stai leggendo le battute. Sii sincero e parla con spontaneità.
2. Conduci con empatia. Mettiti nei panni del tuo pubblico. Le persone si sentono spesso ansiose e insicure. Affronta prima queste preoccupazioni e chiarisci che le persone contano.
3. Meno è meglio. Non sovraccaricare il pubblico con tutte le informazioni che hai. Limitati a ciò che i tuoi dipendenti e clienti hanno maggiormente bisogno di sapere.
4. Rendilo uno sport di squadra. Assegna ruoli ai colleghi in modo che nessuno parli per più di 10 minuti. Dai a ciascuno un’introduzione avvincente e mostra la loro foto se non stai usando il video. Affermare e sostenere i commenti degli altri per instillare una dinamica di squadra e per facilitare un dialogo migliore. Prova in anticipo in modo che tutti i relatori conoscano i contenuti di ogni relatore e le transizioni siano fluide.
5. Aumenta la tua energia. Assicurati di parlare chiaramente e ad alta voce. Alzarsi in piedi ti aiuterà a proiettare la tua voce in modo più efficace. Esporre con passione, emozione ed energia ti aiuterà a catturare e mantenere l’attenzione.
6. Sollecita l’interazione. Sollecita in anticipo le domande del pubblico. Durante la presentazione, poni domande e chiedi commenti dopo ogni segmento. Non aspettare sempre la fine per dire: “Domande?”
7. Essere pronti a interruzioni impreviste. Partner, figli, coinquilini o amici pelosi possono fare apparizioni inaspettate durante la presentazione. Seguire la corrente: se succede, prenditi un momento e presenta la stella a sorpresa. Riconoscere che questo non è un normale ambiente di lavoro può aggiungere un momento (tanto necessario) di umanità e umorismo.
8. Mostrati al meglio. Posiziona la fotocamera a livello del viso relativamente vicino a te, ma non troppo vicino. Usa un supporto o una pila di libri per la fotocamera del tuo laptop. Guarda direttamente la telecamera mentre parli; i tuoi partecipanti si sentiranno più coinvolti nella conversazione. Assicurati di essere in un’area ben illuminata. Non dovrebbe esserci nulla di distraente in sottofondo. L’abbigliamento casual elegante e professionale è il più appropriato. Evita colori sgargianti, le persone si concentreranno su quello che dici.
9. Controlla la tecnologia. Chiedi alle persone di accedere alla riunione almeno 10 minuti prima dell’inizio per dare loro l’opportunità di testare la propria attrezzatura e il proprio suono e fornire un numero da chiamare in caso di problemi di connessione. Assicurati di avere un buon microfono.
10. Avere tre messaggi chiave. Aiuta il tuo pubblico a capire il punto cruciale del tuo discorso. Sii esplicito e chiaro dicendo qualcosa del tipo: “Ecco le tre cose che dovresti ricordare della sessione di oggi”. Quindi, cerca di concludere con una considerazione stimolante e positiva.