La figura della spokesperson, ovvero il portavoce aziendale, è una variabile molto rilevante nei processi di comunicazione. Che si tratti di una intervista, (telefonica o di persona), di uno speech durante un evento, della partecipazione ad una tavola rotonda, le caratteristiche personali e le competenze del portavoce rappresentano in modo plastico e immediato l’immagine che una azienda propone a tutti i suoi stakeholder, interni ed esterni.
Ecco perché la scelta relativa a chi ricopre questo ruolo non è affatto di poco conto, deve essere il risultato di una attenta valutazione e, eventualmente, di uno specifico processo di training.
In generale una spokesperson deve:
- Possedere una buona capacità comunicativa e proprietà di linguaggio
- Comprendere i media e le loro esigenze, conoscere il ruolo del giornalista e sapere come comunicare con lui in modo efficace.
- Conoscere caratteristiche e esigenze del pubblico di riferimento: avere sempre presente chi sono le persone che dovranno ascoltare i messaggi e utilizzare un linguaggio che consenta di comunicare con loro efficacemente.
- Avere sempre in mente, al di là dello specifico argomento trattato, quali sono i messaggi chiave dell’azienda, che devono costituire la base di tutte le forme di comunicazione aziendale.
Passando a raccomandazioni più specifiche circa comportamento e atteggiamenti, la spokesperson deve:
- Parlare con chiarezza: essere conciso e non parlate troppo velocemente.
- Mantenere la calma: in una situazione difficile, il portavoce non perde la concentrazione. La vostra azienda darà una cattiva immagine di sé quando un la persona che la rappresenta risponde negativamente a qualsiasi disturbo o domanda.
- Essere preparati: immaginare le domande che potrebbero essere poste e preparate una risposta prima del colloquio.
- Non evitare le domande: se non non si risponde a una domanda, sembra che si abbia qualcosa da nascondere e il giornalista vi chiederà ulteriori informazioni.
- Circa le informazioni economiche e finanziarie, avere sempre presente quali sono quelle rilasciate ufficialmente e se vi sono dati che non devono essere in ogni caso diffusi.
Concluderei questa breve disamina ricordando quanto sia cruciale questo ruolo in ambito di crisis management: disporre di un manager preparato su cui far convergere tutte le richieste di dichiarazioni o interviste è un fattore chiave per gestire al meglio i momenti difficili.